Tämä seloste koskee Salon Vilpas ry:n verkkosivustoa osoitteessa salonvilpas.fi (sisällöt, haku, yhteydenotto- ja ilmoittautumislomakkeet sivustolla sekä upotukset). Se ei korvaa yhdistyksen jäsen- ja muita rekistereitä koskevaa PDF-selostetta eikä verkkolomake- ja varauspalvelun selostetta.
1. Rekisterinpitäjä
Salon Vilpas ry
Y-tunnus: 0225130-5
Osoite: Hiihtomajantie 11, 24100 Salo
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 0500-975662
Yhteystiedot verkossa: salonvilpas.fi/yhdistys/#yhteystiedot
2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään sivuston ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi, yhteydenottojen ja sivustolla olevien ilmoittautumis- tai tukilomakkeiden vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, sisällön hakemiseksi, upotettujen palveluiden tarjoamiseksi sekä väärinkäytösten estämiseksi ja tietoturvan ylläpitämiseksi.
Oikeusperusteena on yhteydenoton tai ilmoittautumisen yhteydessä sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano tai yhteydenottajan pyyntöön vastaaminen. Muilta osin käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun jäsen- ja harrastetoiminnan järjestämisessä, viestinnässä sekä sivuston turvallisuuden ja toimivuuden ylläpidossa. Kirjautuneiden ylläpitäjien ja sisällöntuottajien osalta käsittely perustuu myös sopimukseen tai oikeutettuun etuun hallinnan mahdollistamiseksi.
3. Kerättävät tiedot
Sivustolla antamasi tiedot (lomakkeesta riippuen), esimerkiksi:
- nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin)
- viestin tai lomakkeen sisältö (esimerkiksi yhteydenotto, ilmoittautuminen, tukipyyntö)
- muut lomakkeella kysytyt tiedot, kun ne on merkitty lomakkeeseen
Sivusto voi lisäksi käsitellä:
- hakukyselyitä ja hakutulosten näyttämiseen liittyviä teknisiä tietoja (sivuston haku)
- teknisiä tietoja: IP-osoite, selaimen tunnistetiedot (User-Agent), viittaava sivu (Referer), kieliasetus ja palvelimen lokitiedot
- kirjautuneiden käyttäjien tilitietoja (käyttäjätunnus, sähköposti, rooli) sekä kirjautumis- ja hallintatoimenpiteitä
- ulkoisiin upotuksiin (esimerkiksi Google Forms, myClub, YouTube) liittyviä teknisiä yhteystietoja, kun upotus ladataan
Lomakkeella tähdellä tai muuten pakollisiksi merkityt kentät tarvitaan pyynnön käsittelemiseksi. Muut kentät ovat vapaaehtoisia.
4. Tietolähde
Tiedot saadaan ensisijaisesti sinulta itseltäsi lomaketta täyttäessäsi, hakuja käyttäessäsi tai ottaessasi yhteyttä. Tekniset ja turvatiedot syntyvät sivuston käytön yhteydessä. Ylläpitäjien ja sisällöntuottajien tiedot saadaan käyttäjätilin perustamisen ja hallinnan yhteydessä.
5. Säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus edellyttää:
- Yhteydenotto- ja lomakeviestit: enintään 12 kuukautta vastaanotosta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen asian käsittelemiseksi
- Palvelimen ja tietoturvan lokit: enintään palveluntarjoajan ja yhdistyksen käytännön mukainen aika (yleensä enintään 12 kuukautta)
- Kirjautuneiden käyttäjien tilit: niin kauan kuin tili on tarpeen hallintaan; poistettujen tilien tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita
- Hakukyselyihin liittyvät tekniset tiedot: ei säilytetä erillisenä henkilörekisterinä sivuston omassa tietokannassa hakuhistoriana; hakupalveluntarjoaja käsittelee kyselyitä palvelunsa ehdoilla
Jos lomake tai upotus ohjaa tiedot toiseen palveluun (esimerkiksi Google Forms tai myClub), säilytysaika määräytyy myös kyseisen palvelun ja yhdistyksen kyseisen rekisterin käytännön mukaan. Jäsen- ja laskutustietojen säilytys myClubissa voi perustua kirjanpitolakiin.
6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
- Sivuston hosting- ja ylläpitopalvelut — WordPress-sivuston tekninen ylläpito, varmuuskopiot ja välimuisti
- Algolia — sivuston sisällön haku ja automaattinen täydennys (julkinen sivusisältö indeksoidaan hakua varten)
- myClub (wilpas.myclub.fi ja muut yhdistyksen myClub-upotukset) — jäsen-, tapahtuma- ja aukiolo-/ilmoittautumistiedot, kun käytät upotusta tai ohjaudut myClubiin
- Google — Google Forms -upotukset ja -linkit (lomaketiedot käsitellään Googlen palvelussa)
- YouTube / Google — videoupotukset, kun sivulla oleva video ladataan
- Yhdistyksen nimeämät ylläpitäjät ja sisällöntuottajat, joilla on oikeus käsitellä sivuston sisältöä ja lomakeviestejä
- Sähköpostipalvelin, kun lomake tai järjestelmä lähettää ilmoituksen toimistolle tai käyttäjälle
Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille.
7. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle
Osa yllä mainituista palveluntarjoajista (esimerkiksi Algolia, Google, YouTube) voi käsitellä tietoja myös ETA-alueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirto perustuu joko Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävyydestä (EU:n ja Yhdysvaltain välinen Data Privacy Framework, johon palveluntarjoaja on sertifioitunut) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Kunkin palveluntarjoajan käyttämä suojatoimi on kuvattu sen omissa tietosuojaehdoissa.
8. Evästeet ja paikallinen tallennus
Sivusto ei käytä mainosevästeitä. Selain voi tallentaa paikallisesti ulkoasun teema-asetuksen (vaalea / tumma / järjestelmän mukaan) avaimella vilpas-theme sekä eväste- ja upotussuostumuksen avaimella sv-myclub-consent-v1 (valinta, versio ja aikaleima; ei lähetetä palvelimelle; avattavissa alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä). WordPress voi asettaa teknisiä evästeitä kirjautuneelle käyttäjälle (istunto ja kirjautuminen). Välimuisti- ja suorituskykytyökalut voivat asettaa teknisiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi. Kolmansien osapuolten upotukset (myClub / wilpas.myclub.fi, YouTube, Google Forms, Google Maps, Canva ym.) ladataan vasta suostumuksella tai upotuksen näytä-painikkeesta. Oman sivuston ja lomakkeet.salonvilpas.fi -upotukset ovat sivuston palvelua eivätkä vaadi erillistä upotussuostumusta.
9. Analytiikka
Tämä seloste ei kuvaa erillistä kävijäanalytiikkapalvelua salonvilpas.fi-sivustolla. Jos sivustolle lisätään analytiikkaa myöhemmin, tätä kohtaa päivitetään. Verkkolomake- ja varauspalvelun analytiikka on kuvattu osoitteessa lomakkeet.salonvilpas.fi/tietosuoja/ ja lomakkeet.salonvilpas.fi/evasteet/.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:
- saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin
- pyytää virheellisen tiedon oikaisua
- pyytää tietojen poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti
Oikeudet toteutetaan siltä osin kuin tietosuojasääntely sen mahdollistaa. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa; jos pyyntö on laaja, määräaikaa voidaan jatkaa ja siitä ilmoitetaan sinulle. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista.
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä sivuston käytön perusteella.
Ota yhteyttä: [email protected]. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
11. Muut digitaaliset palvelut
Tupurin majan tilavaraukset sekä muut lomakkeet osoitteessa lomakkeet.salonvilpas.fi käsitellään erikseen. Niiden tietosuojaseloste: lomakkeet.salonvilpas.fi/tietosuoja/.
Jäsen- ja muita yhdistyksen rekistereitä koskeva PDF-seloste: Salon Vilpas ry. tietosuojaseloste (PDF). Linkki myös Yhdistys-sivulla.
12. Selosteen päivitykset
Tämä seloste on päivitetty 8.9.2026.
Salon Vilpas ry voi päivittää tätä selostetta, kun sivusto tai käsittely muuttuu. Ajantasainen versio on osoitteessa salonvilpas.fi/tietosuojaseloste/.